Sie sind nicht nur Zahnarzt, sondern auch Unternehmer

Belegmanagement

Papier ist out. Zunehmend werden Informationen digital gespeichert. Belege werden häufig sogar ausschließlich digital zur Verfügung gestellt. Was heißt das für die Zahnarztpraxis auf Ebene des Finanz- und Rechnungswesens und ganz speziell für die Buchhaltung? Wie wird mit digitalen Belegen in der Praxis gearbeitet und wie sieht ein guter Prozess aus, um Belege in einem Fluss zu bearbeiten und doppelte Erfassung zu vermeiden?

Verfahrenstechnische Vorgaben bei der Festlegung des Ablageprozesses nach GoBD

GoBD bedeutet die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Es handelt sich dabei um eine verbindliche Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Da wird zunächst gefordert, dass Belege – egal, ob in Papier- oder elektronischer Form – zeitnah, möglichst sogar unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern sind. Im täglichen Praxisbetrieb stellt das eine Herausforderung dar, die aber durch Einsatz moderner technischer Möglichkeiten gemeistert werden kann. Bedient sich die Praxis eines digitalen Belegmanagements, so können die eingehenden Papierbelege direkt nach Öffnung der Post eingescannt werden. Der Original-Beleg sollte danach per Stempel als „gescannt“ gekennzeichnet werden. Wir empfehlen, diesen Stempel auf der Rückseite des Beleges anzubringen. Das digitale Belegmanagement sollte mittels Einsatzes einer geeigneten Software erfolgen, weil selbsterstellte Lösungen in aller Regel nicht GoBD-konform sind.

Moderne Buchhaltungssoftware stellt auch Zahlungsoptionen bereit, so dass der Papierbeleg an dieser Stelle bereits dem endgültigen Ablageort zugeführt werden kann. Da es bei ordnungsgemäßer Digitalisierung der Papierbelege entsprechend der Vorschriften für das ersetzende Scannen sehr unwahrscheinlich ist, dass der Original-Beleg nochmals zur Prüfung vorgelegt werden muss, sollte man eine möglichst unaufwändige Ablage machen (z. B. als Loseblatt-Ablage in einem Karton, welcher später mit dem Zeitabschnitt beschriftet und verschlossen eingelagert wird). Die Vernichtung von Papierbelegen ist grundsätzlich möglich, wenn alle Vorgaben des ersetzenden Scannens erfüllt werden. Vernichtet man den Originalbeleg, nachdem der Beleg digitalisiert wurde, muss man im Rahmen der Beweislastumkehr jedoch selbst als Steuerpflichtiger nachweisen, dass das digitale Bild des Beleges dem vernichteten Originalbeleg entspricht. Dieser Nachweispflicht kann mit Hilfe einer den strengen Vorschriften entsprechenden Verfahrensdokumentation nachgekommen werden. Eine einfache Form der Verfahrensdokumentation ist in jedem Fall zu empfehlen, da diese den Beteiligten hilft den gesamten Buchhaltungsprozess zu definieren und schriftlich festzuhalten.

Verfahrensdokumentation bei bildlicher Erfassung von Papierdokumenten

Weiterhin fordern die GoBD eine Dokumentation des Verfahrens, nach dem die Papierdokumente bildlich erfasst werden. Empfohlen wird die Erstellung einer Organisationsanweisung in der geregelt wird

• wer Belege erfassen darf,
• zu welchem Zeitpunkt erfasst werden soll (z. B. direkt nach Posteingang),
• welche Dokumente erfasst werden,
• ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist
• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Es gibt keine konkreten Vorschriften bezüglich der Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation, da die Voraussetzungen in den Praxen zu unterschiedlich sind, als dass die Finanzbehörden dies abschließend beschreiben konnten. Vorteilhaft ist die Verwendung einer Software, welche diese Punkte alle bereits automatisiert gelöst hat, so dass bei der Verfahrensdokumentation auf die Softwarefunktionen Bezug genommen werden kann.

Tipp: Nutzen Sie diese Vorgabe als Chance und betrachten Sie den Belegprozess in Ihrer Praxis unter den oben genannten Stichpunkten. Danach ist eine Dokumentation des Prozesses reine Formsache. Eventuell vorhandene Konfliktpunkte werden auf diesem Weg sichtbar, saubere Absprachen verhindern doppelte Ablagen und Erfassungen.

Die Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen muss bereits heute für die Zukunft gelöst werden.

Können Sie sich noch erinnern, mit welchen Medien Sie vor 10 Jahren gearbeitet haben? Wenn Sie damals Daten auf DVDs gespeichert haben, dann könnte es heute vielleicht problematisch werden, diese zu lesen – denn moderne Laptops haben meist gar kein CD-Laufwerk mehr. Und so wird es zukünftig in immer schnelleren Zeitsprüngen weiter gehen. Niemand kann wirklich sagen, welche Medien wir in 10 Jahren nutzen. Trotzdem sind Sie gemäß GoBD gehalten, technische Einrichtungen zur Wiederherstellung der Lesbarkeit Ihrer digitalen Unterlagen vorzuhalten.

Daher sollten Sie bei Einrichtung einer digitalen Belegverwaltung auch diesen Punkt berücksichtigen. Wie können Ihre Belege zukünftig bei einer Prüfung lesbar vorgelegt werden? Die verwendete Software sollte hierzu zukunftsträchtige Lösungen aufweisen, da der BFH mit einem Beschluss vom 26. September 2007 bereits festgelegt hat, dass elektronische Dokumente für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar sein müssen.

Welche Belege sollen für die Buchhaltung digitalisiert archiviert werden?

• Lieferantenrechnungen kommen per Post, Email oder als Download von Plattformen in der Praxis an. Können direkt digital erfasst, abgelegt und gegebenenfalls in digitaler Form an das Steuerbüro übermittelt werden.
• Barbelege aus der Kasse können ebenfalls digital erfasst, abgelegt und zur Verfügung gestellt werden.
• Patientenrechnungen werden aus der Praxisverwaltungssoftware erstellt und sind dort GoBD-konform archiviert und jederzeit abrufbar. Gemäß GoBD 4.3 (Erfassungsgerechte, Aufbereitung der Buchungsbelege) muss bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms unter Berücksichtigung der vorgegebenen Voraussetzungen keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein entsprechendes Doppel der Ausgangsrechnung erstellt werden kann. Dies ist bei den aus der Praxisverwaltungssoftware erstellten Ausgangsrechnungen regelmäßig der Fall. Eine zusätzliche Archivierung ist ebenso wie die Übergabe an das Steuerbüro nicht notwendig.

Entsprechend der voranstehend gemachten Ausführungen muss für das Belegmanagement ein Hauptziel formuliert werden, welches da heißt:

Es muss ein geordnetes Ablagesystem geben, das alle kennen und an das sich alle halten!

Frei von administrativer Last

Eine systematische Organisation der Finanzprozesse bringt nicht nur finanzielle Vorteile und rechtliche Sicherheit mit sich, sie hilft Ihnen auch, aus der ungeliebten Notwendigkeit der Buchhaltung heraus zuverlässige Steuerungsgrundlagen für Ihre Praxis zu gewinnen. Optimieren Sie Ihre Prozesse und erlangen sie so nicht nur dauerhaft einen besseren Überblick über die Praxissituation, sondern auch Freiheit für andere Tätigkeiten und Aufgaben.

Unser Tipp: Der FVDZ empfiehlt das solvi Buchhaltungskonzept, bei dem die Software solvi flow verwendet wird. Dieses wurde speziell für Zahnarztpraxen entwickelt und basiert auf einer digitalen Belegverwaltung. Damit erhalten Sie als Zahnarzt vertiefende Informationen über die wirtschaftliche Situation ihrer Praxis.

Die Software solvi control ist ein Analyseprogramm und ermöglicht darüber hinaus einen tiefgehenden Einblick, sowohl in die selbst erstellte Buchhaltung als auch in die im Steuerbüro erstellte.