Sie sind nicht nur Zahnarzt, sondern auch Unternehmer
Daher sollten Sie auch die finanziellen Aspekte Ihrer Praxis beachten. In diesem Kapitel erhalten Sie die wichtigsten Informationen zum Thema Buchhaltung, wie Sie den Erfolg der Prophylaxe und des Eigenlabors messen können oder wie Sie den Wert Ihrer Praxis richtig ermitteln.
Durchführungsorganisation für die Praxisbuchhaltung
Die Buchhaltung komplett selbst anfertigen oder doch lieber dem Steuerberater überlassen? Wir erläutern Ihnen folgend Ihre Möglichkeiten und wie diese durchgeführt werden.
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1. Allgemeine Anforderungen an das Finanz- und Rechnungswesen einer Zahnarztpraxis
Inhaber von Zahnarztpraxen stehen vor der Aufgabe, die Administration zeitgemäß aufzustellen und Prozesse zu definieren, die reibungslose Abläufe sowohl in der Behandlung als auch in der Praxisverwaltung ermöglichen. Dies stellt sowohl Neugründer als auch Inhaber von etablierten Praxen vor eine große Herausforderung. Schließlich haben sie im Rahmen ihres Studiums nur wenig Rüstzeug für das Praxismanagement erhalten.
Zahnarztpraxen leiden vor allem unter der immer größer werdenden Papierflut und der zunehmenden Arbeitsbelastung in der Praxisverwaltung. Hinzu kommt die Entwicklung komplexerer Praxisstrukturen, die einerseits die Administration zusätzlich erschweren und andererseits ein erhöhtes betriebswirtschaftliches Informationsbedürfnis des Praxisinhabers zur Folge haben.
In diesem Kapitel werden die einzelnen Arbeitsschritte im Finanz- und Rechnungswesen von der Belegablage über die Grundzüge der Buchhaltung bis zum internen Praxiscontrolling durchleuchtet und es wird aufgezeigt, wie ein perfektes Zusammenspiel zwischen dem Praxisinhaber und dem Steuerbüro gelingt. Durch eine optimierte Arbeitsweise sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sie erhöhen vor allem auch die Transparenz in den Praxiszahlen. Nur wer das Zustandekommen und die Aussagekraft der Buchhaltung kennt, kann sie als Basis für die Praxissteuerung nutzen.
Das Finanz- und Rechnungswesen hat sowohl eine externe als auch eine interne Funktion. Extern dient es der Ermittlung des zu versteuernden Jahresüberschusses und intern stellt es die Basis für die Praxissteuerung dar. Um diese doppelte Rolle möglichst gut zu erfüllen, ist eine effiziente und abgestimmte Arbeitsweise erforderlich. Um Doppelablagen und Mehrfacheingaben zu vermeiden, empfiehlt sich eine präzise Prozessanalyse, bei der alle einzelnen Arbeitsschritte beschrieben und die Ausführung konkreten Funktionen/Personen zugeordnet werden. Idealerweise wird das komplette Finanz- und Rechnungswesen digitalisiert.
1. Anforderungen an das externe Finanz- und Rechnungswesen
1.1. § 4 Abs. 3 ESTG: „Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen.“
Da Zahnärzte Freiberufler sind, dürfen sie ihren steuerlichen Jahresüberschuss mittels einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung (auch einfache Buchhaltung genannt, im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung) ermitteln. Da es sich um ein Wahlrecht handelt, kann der Praxisinhaber sich auch dazu entschließen, eine doppelte Buchhaltung und eine Gewinnermittlung mittels einer Bilanz zu erstellen. Bei besonderen Anlässen, z. B. bei der Gründung oder der Aufgabe einer Praxis und wenn aus einer Einzelpraxis eine Berufsausübungsgemeinschaft wird, muss eine Bilanz erstellt werde.
Umsetzung: Praktisch bedeutet dies, dass es ausreicht, alle in einem Kalenderjahr geflossenen Praxiseinnahmen und –ausgaben zu erfassen und als Grundlage für den Jahresabschluss zu verwenden. Der Steuerberater ergänzt im Jahresabschluss dann noch die Abschreibungen und andere steuerrelevante Buchungen (z. B. private Nutzung usw.) und ermittelt den steuerlichen Jahresüberschuss. Im Gegensatz dazu steht die Bilanzierung, bei der mittels einer doppelten Buchhaltung auch die Forderungen und Verbindlichkeiten gebucht werden.
1.2.„Gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG sind Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin umsatzsteuerfrei, die im Rahmen der Ausübung der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit durchgeführt werden.“
Satz 1 gilt nicht für die Lieferung oder Wiederherstellung von Zahnprothesen und kieferorthopädischen Apparaten, soweit sie der Unternehmer in seinem Unternehmen hergestellt oder wiederhergestellt hat.
Es muss also bei Zahnärzten zusätzlich darauf geachtet werden, mit welchen Einnahmen sie der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Achtung: Hier gibt es Umsatzgrenzen, ab denen die Umsatzsteuerpflicht greift (= Kleinunternehmerregel).
Umsetzung: Wenn ein Zahnarzt mit den umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen über der Kleinunternehmergrenze liegt, ist er verpflichtet, die jeweilige Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen. Im Gegenzug darf er die in den Lieferantenrechnungen enthaltenen Umsatzsteuerbeträge, soweit sie der Erstellung umsatzsteuerpflichtiger Leistungen dienen, als sogenannte Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Auch ist es möglich anteilige Vorsteuer geltend zu machen von Ausgaben, die sowohl für die Erstellung umsatzsteuerfreier als auch umsatzsteuerpflichtiger Leistungen notwendig sind (gemischte Nutzung). Der Praxisinhaber ist verpflichtet, regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben.
Tipp: Ausfühlich wird das Thema im Kapitel „Steuern/Umsatzsteuer“ behandelt.
2. Anforderungen an das interne Finanz- und Rechnungswesen
Einmal erfasste Daten und Informationen stehen in digitaler Form auch für die Erfüllung weiterer Aufgaben zur Verfügung. Im Bereich der betriebswirtschaftlichen Praxissteuerung kann das Zusammenspiel von steuerlich notwendiger Finanzbuchhaltung und weiteren Datenquellen (z. B. Praxisverwaltungssoftware, der Personaleinsatzplanung und Gehaltsabrechnung), insbesondere bei größeren Praxiseinheiten, wertvolle Informationen für eine Planrechnung und eine zeitnahe Praxissteuerung liefern. Die Option der Vernetzung von Anwendungen ist einer der großen Vorteile digitaler Lösungen im Praxisalltag.
3. Digitale Arbeitsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen
Ganz besonders Neugründer oder junge Übernehmer müssen ihre Prozesse in der Praxis definieren und digitalisieren. Aber auch Praxen, die expandieren oder Partner aufnehmen, sollten den Verwaltungsprozess neu überdenken und festlegen. Digitale Softwarelösungen helfen dabei, die Herausforderungen im Finanz- und Rechnungswesen zu bewältigen. Komplexe Abläufe können mit unterschiedlichen Rollenzuweisungen eindeutig und logisch aufgebaut werden.
Umsetzung: Um die Möglichkeiten digitaler Softwarelösungen zu nutzen, sind aufeinander aufbauende Prozesse notwendig. Dabei müssen die existierenden Abläufe in der Praxis durchleuchtet und gegebenenfalls neu festgeschrieben werden. Wenn die Software die Zuweisung klarer Rollen ermöglicht, ist diese Option möglichst zu nutzen.
Probleme: Bei der Einführung digitaler Prozesse kann es zu unklaren Zuständigkeiten bzw. im Vorlauf nicht erledigten Arbeitsschritten kommen, welche den Einsatz der Software erschweren. Hieraus kann schnell mangelnde Akzeptanz für die neuen Lösungen bei den Anwendern/Mitarbeitern entstehen. Dabei gilt ein Leitsatz zu Transparenz, der nicht erst mit den digitalen Prozessen aufkam: „Jeder am Gesamtergebnis Beteiligte muss über Art, Umfang und Zeitpunkt seiner beizutragenden Leistung informiert sein und verstehen, an welcher Stelle des Gesamtablaufs er steht und welche Auswirkung Verzögerungen auf das Gesamtergebnis haben. Auch ist es wichtig, dass alle am Prozess beteiligten sich auf die neuen Verfahren einlassen.“
Arbeitserleichterungen: Durch digitale Softwarelösungen ist es möglich
- Eingangsrechnungen zu scannen, die relevanten Daten in das Überweisungsformular des Onlinebankings zu überführen und die Dokumente in der Buchhaltung an die einzelnen Zahlungsvorgänge zu hängen.
- Überblick über offene, fällige und überfällige Verbindlichkeiten zu behalten.
- Patientenzahlungen aus dem Onlinebanking direkt in die Offene-Posten-Liste der Praxisverwaltungssoftware zu überführen und somit den Arbeitsschritt der manuellen Ausbuchung einzusparen.
- Zahlungsvorgänge aus dem Onlinebanking automatisch in die Buchhaltung zu übernehmen, so dass die Eingabearbeit entfällt.
- Buchhaltungsdaten im Praxiscontrolling für die betriebswirtschaftliche Analyse anzuzeigen.
- Die Honorareinnahmen aus der Praxisverwaltungssoftware ebenfalls in die Controlling-Auswertungen zu implementieren.
Wenn es an Zeit oder Kapazitäten mangelt, leiden häufig die nichtmedizinischen Arbeitsabläufe zuerst. Das ist verständlich, da die Versorgung der Patienten an allererster Stelle stehen muss. Es ist aber auch wichtig zu erkennen, dass der „Schmerz“ bei der Einführung neuer Lösungen im Praxisablauf sich dann auszahlt, wenn Aufgaben später einfacher und vor allem mit deutlich weniger Aufwand zu erledigen sind. Das mehrfache Kopieren, Sortieren, Ablegen, Zuordnen, Eingeben und Kennzeichnen von Unterlagen und Belegen entfällt, sobald Papierunterlagen einvernehmlich und von allen akzeptiert durch digitale Formate ersetzt werden. Das Führen von Parallelaufzeichnungen muss unbedingt abgebaut werden, um Personalressourcen optimal zu nutzen. Die Digitalisierung soll Transparenz und Vereinfachung bringen.